Virtual Carmen

Umożliwia rejestrację i dostęp do informacji o pojazdach:

• typach fabrycznych, markach i modelach pojazdów,
• pochodzeniu (własny, leasingowany, wynajmowany wraz z ich pełną ewidencją),
• operacjach zdjęcia ze stanu na skutek sprzedaży, likwidacji, kradzieży,
• historii użytkowania pojazdów (kto był użytkownikiem pojazdu i w jakim okresie),
• zdarzeniach eksploatacyjnych i ich kosztach (naprawy, przeglądy, zmiany opon i inne),
• szkodach związanych z każdym pojazdem,
• polisach i ich historii w powiązaniu z pojazdem,
• wyposażeniu fabrycznym w momencie zakupu,
• wyposażeniu dodatkowym, opcjach, jego historii i kosztów obsługi,
• zmianach numerów rejestracyjnych i innych parametrów np. dowodu rejestracyjnego,
• kartach płatniczych przypisanych do każdego pojazdu,
• limitach nałożonych na pojazd lub jego użytkownika,
• kartach drogowych, tankowaniach, rejestrze liczników w oparciu o tankowania, naprawy bądź kontrolny spis liczników,
• wyłączeniach z eksploatacji pojazdu, np. z powodu napraw bądź nieobecności/chorobie użytkownika,
• historii zmian organizacyjnych np. zmian centrów i kont kosztowych, regionów,
• płatnościach związanych z wywiązywaniem się z umów leasingu, wynajmu,
• odliczonej amortyzacji,
• rozliczeniu ochrony środowiska,
• składach, czyli powiązaniu pojazdu wraz z przyczepą,
• protokołach wydania/zdania pojazdów.

umożliwia:

• określenie pochodzenia pojazdu (np. własny, leasingowany, wynajmowany),
• zdefiniowanie oraz kontrolowanie stanu umów, elementów umów oraz płatności z nimi związanych. Dostępne rodzaje umów w systemie Carmen eCAR to: zakup pojazdu. leasing, wynajem długoterminowy, wynajem krótkoterminowy (np. pojazdy testowe, zastępcze i inne),

Każda z umów umożliwia:

• szczegółową ewidencję danych o umowie,
• automatyczne lub ręczne wprowadzaniu kosztów stałych (np. rata) jak i zmiennych (np. dodatkowe naprawy wykonywane przez leasingodawcę),
• wykonywanie analiz i raportów związanych z kosztami umów.

Umożliwia rozliczanie VAT od zakupów, leasingów i wynajmów zgodnie z obowiązującymi przepisami (5000, 6000 PLN odliczanego VAT). Koszty są dzielone automatycznie podczas importu lub wprowadzania ręcznego faktur. Całość jest konfigurowana, a rozliczanie może się rozpocząć w dowolnym momencie procesu leasingu/wynajmu.

Umożliwia kontrolę kosztów eksploatacyjnych pojazdów:

• sumę wybranych kosztów,
• średni koszt 1 km wg wybranych wcześniej kosztów,
• średni przebieg w wybranym okresie,
• średnie zużycie paliwa.

Cały proces odbywa się interaktywnie, co pozwala na szybkie wyeliminowanie błędów (np. błędnych liczników) oraz wykonanie stosowanych aproksymacji lub korekt. Każdy z Operatorów może niezależnie wykonywać własne analizy.

Umożliwia rejestrację i dostęp do informacji o użytkownikach, a w tym:

• historii przynależności użytkowników do struktur organizacyjnych (centra kosztowe, konta kosztowe, regiony),
• użytkowaniu pojazdów,
• szkodach pojazdów w jakich uczestniczył oraz ich kosztach,
• ilości przejechanych kilometrów,
• dodatkowym wyposażeniu zainstalowanym w użytkowanym przez niego pojeździe,
• wyposażenie dodatkowym oddanym w jego użytkowanie,
• nieobecnościach (urlopach),
• kartach drogowych i tankowaniach w poszczególnych pojazdach, które użytkował,
• kartach płatniczych – zarówno na okaziciela oraz na pojazd, które oddano mu w użytkowanie,
• limitach i ich przekroczeniach,
• kosztach eksploatacyjnych wygenerowany podczas użytkowania kolejnych pojazdów,
• badaniach lekarskich i innych zaświadczeniach,
• rozliczeniach wyjazdów służbowych.

Umożliwia zarządzanie wyposażeniem użytkowników. Pozwala na:

• tworzenie własnych grup wyposażenia,
• tworzenie własnych typów wyposażenia wraz z ich pełną ewidencją dotyczącą m.in. numerów PIN, kodów producenta oraz elementach dodatkowych wyposażenia np. etui, instrukcja, ładowarka.
• 'podłączanie' zdjęć,
• przypisanie wyposażenia do użytkownika,
• ewidencję historii wyposażenia (wydanie, zdanie, awarie, kradzieże i inne),
• ewidencję i kontrolę kosztów zakupów i napraw wyposażenia,
• ewidencję stanów magazynów przechowujących ‘wolne’ wyposażenie,
• ewidencję protokołów zdania/wydania wyposażenia np. w formie skanów.

Umożliwia określanie stanów pojazdów w określonym czasie; stan floty w określonym dniu (np. 1 stycznia 2008 roku) oraz wykonanie wszystkich dostępnych analiz, raportów i zestawień po określeniu stanu pojazdów.

Umożliwia rejestrację przypomnień wg zdefiniowanych przez Virtual kryteriów (np. badania techniczne, przeglądy, winiety, akumulatory, UDT, abonamenty i inne). Certyfikaty kontrolowane są ze względu na daty i aktualne przebiegi pojazdów. System daje kilka możliwości przypominania Operatorowi programu lub Użytkownikowi pojazdu o terminie ważności określonego certyfikatu (np. ważności badań technicznych lub zbliżającej się konieczności wykonania przeglądu pojazdu, kończących się umów leasingowych czy wynajmu). Moduł można połączyć bezpośrednio z Modułem Wiadomości.

Umożliwia zarządzanie wyposażeniem dodatkowym pojazdów. Pozwala na:

• tworzenie własnych grup wyposażenia,
• tworzenie własnych typów wyposażenia wraz z ich pełną ewidencją dotyczącą m.in. numerów, kodów PIN, kodów producenta wraz z ich wyposażeniem dodatkowym,
• podłączanie zdjęć,
• przypisanie wyposażenia do pojazdu,
• ewidencję historii wyposażenia (instalacje, awarie, deinstalacje i inne),
• ewidencję i kontrolę kosztów zakupów i napraw wyposażenia,
• ewidencję stanów magazynów przechowujących ‘wolne’ wyposażenie,
• ewidencję protokołów zdania/wydania wyposażenia np. w formie skanów.

Umożliwia rejestrację kosztów wg podziału na ich rodzaje i typy (uszczegółowienia) wraz z odnotowaniem stanu licznika i godziny operacji. Rejestracja kosztów może odbywać się poprzez import danych z plików tekstowych zgodnych z formatami akceptowalnymi przez System lub poprzez wpisywanie odręczne przez Operatora. Dzięki temu możliwe jest:

• automatyczne przyporządkowywanie kosztów do pojazdów, użytkowników oraz regionów,
• centrów i kont kosztowych,
• raportowanie każdej faktury (wykonywanie dekretów) wg określonych założeń, np. z rozbiciem na pojazdy, centra kosztowe, kont księgowe, stawki VAT, i inne,
• podgląd zarejestrowanych wydatków np. dla pojazdów, użytkowników, dostawców,
• wykonywanie raportów i analiz (z rozbiciem na pojazdy, użytkowników, regiony, centra i konta kosztowe).

Umożliwia rejestrację wybranych zdarzeń i ich kosztów, takich jak: naprawy, przeglądy, badania techniczne, zakupy i wymiany opon, obsługa wyposażenia oraz innych związanych z eksploatacją pojazdów. Wszystkie zdarzenia (np. przegląd) mogą być uszczegóławiane (np. przegląd po 60 tys. km). Wybrane zdarzenia mogą być oglądane i analizowane w rożnych przekrojach (np. dla pojazdów, użytkowników, marek, typów pojazdów, centrów kosztowych, dostawców i inne). Pojazdy mogą być także analizowane po wybranym uszczegółowieniu kosztu (np. porównanie kosztów przeglądów 60 tys. km w rożnych pojazdach).

Umożliwia:

• zdefiniowanie elementów serwisowych, np. wymiana oleju, naprawa rozrządu,
• powiązanie typów kosztów (np. naprawa) z elementami serwisowymi,
• planowanie czynności serwisowych (dla pojazdu i w określonych czasie),
• przeglądanie czynności serwisowych dla pojazdów i wszystkich w określonym czasie,
• przypominanie o konieczności wykonania zaplanowanych wcześniej czynności serwisowych,
• powiązanie wykonanych czynności serwisowych z pozycjami faktur.

Moduł Karty płatnicze umożliwia ewidencję kart płatniczych wykorzystywanych przez koncerny paliwowe do identyfikacji pojazdów podczas tankowań pojazdów na stacjach paliw tych koncernów (np. PKN ORLEN, BP, SHELL, STATOIL, UTA, DKV). Podczas importów danych z tych stacji koszty przypisywane są automatycznie do tych kart,. Rozwiązany został także temat ‘kart na okaziciela’.

Pozwala na kontrolę kosztów i średniego zużycia paliwa oraz kart drogowych dzięki:

• importowaniu danych dotyczących transakcji na karty flotowe z koncernów paliwowych,
• pełnej historii tankowań zawierającej daty, godziny, liczniki, ilości, koszty oraz miejsca tankowań,
• dokładnemu definiowaniu rodzajów paliwa (m.in. możliwość zdefiniowania różnych rodzajów paliwa dla pojazdu),
• przypisaniu rodzajów i norm zużycia paliwa do pojazdów,
• wykonywaniu analiz zużycia paliwa dla pojazdów zużywających rożne rodzaje paliwa (dwupaliwowość),
• automatycznemu lub ręcznemu tworzeniu miesięcznych kart drogowych,
• automatycznej korekcie liczników w przypadku kiedy kierowca poda błędny licznik,
• szerokiemu wachlarzowi raportów i analiz, będących integralną częścią modułu pozwalającego na sprawdzenie tankowań, np. weekendowych, urlopowych, niezgodnych z rodzajem paliw przypisanych do pojazdu.
• wykonywaniu analiz ilościowych zakupionego paliwa.

Umożliwia pełne rozliczenie emisji spalin wg stawek określonych w Dzienniku Ustaw. Dzięki powiązaniu z modułem kosztów Carmen eCAR automatycznie generuje obciążenia na pojazdy oraz centra kosztowe (MPK) , jak i jest generowany w formie raportu gotowego do rozliczenia dla działu księgowości. Koszty rozliczeń pozostają w bazie, dzięki czemu mogą być wykorzystywane do analiz finansowych.

Umożliwia stworzenie struktury organizacyjnej Firmy zgodnej z funkcjonalnością Systemu. Elementami dostępnymi traktowanymi jako „kanały analityczne” są centra i konta kosztowe. Rejestrowanie przynależności pojazdów i użytkowników do elementów struktury organizacyjnej pozwala na kontrolę wszystkich wydatków dla każdego elementu struktury. Moduł organizacja jest bezpośrednio powiązany z modułem Prawa, umożliwiającym nadanie Operatorom/użytkownikom programu dostęp tylko do wybranych/udostępnionych informacji.

Umożliwia gospodarkę oponami. Pozwala na rejestrację oraz podgląd:

• zakupów opon,
• historię użytkowania opon (instalacji, zmian sezonowych i inne),
• rejestrację kosztów zakupu opon oraz usług,
• ewidencję stanów magazynów przechowujących ‘wolne’ opony,
• pełny monitoring zużycia opon na podstawie liczników operacji oraz czasu ich użytkowania,
• wykonywanie operacji grupowych na oponach dla wybranych pojazdów (zamiany, instalacje, likwidacje opon oraz grupowe przeniesienia do magazynów).
• planownie wymian opon.

Umożliwia:

• ewidencję definicji amortyzacji pojazdów,
• cykliczne obliczanie odpisów amortyzacyjnych,
• obliczanie wartości księgowej.
• Wyliczone wartości mogą być używane w Module Raporty i Kontroling.

Umożliwia przypisywanie do pojazdów określonych limitów (np. paliwa, kosztów, km, i inne) oraz raportowanie pozwalając na rozliczanie użytkowników z przekroczeń.

Umożliwia rejestrację informacji dotyczących polis, szkód pojazdów oraz przeprowadza proces likwidacji szkody poprzez:

• rejestrację zdarzenia i pełnego procesu likwidacji,
• rejestrację napraw powypadkowych,
• rejestrację dodatkowych kosztów związanych ze szkodą,
• przyjęcie odszkodowania

Moduł umożliwia archiwizowanie (przechowywanie) dokumentacji zdjęciowej oraz skanów dokumentów jak np. wyceny wartości czy kalkulacji naprawy. Wprowadzone do systemu dane o polisach są wykorzystywane do przypominania Operatorom oraz użytkownikom pojazdów o terminach konieczności ich przedłużenia. Dostępne importy pozwalają na automatyczne zasilanie bazy danych o polisy oraz ich koszty.

Umożliwia wykonanie raportów:

• standardowych, czyli określonych przez Virtual pod względem danych w nim zawartych.
• konfigurowalnych, czyli określanych przez Operatora co do zawartości kolumn, wybranych elementów, dat wg ustawień dostępnych w Systemie,
• Każdy z wykonanych raportów może być przeglądany (w formie podglądu wydruku), wydrukowany lub zapisany np. w pliku XLS, w celu późniejszego wykorzystania. Konfiguracja raportu (zawartości kolumn i ich położenia na raporcie mogą być zapamiętywane w celu ich późniejszego wykorzystania). Operatorzy mogą mieć własne skonfigurowane formularze lub korzystać z formularzy udostępnionych przez innych Operatorów.

Został podzielony na cztery grupy:

• Importy dedykowane: umożliwia import faktury dostarczanej w postaci pliku płaskiego (tekstowego) przez koncern paliwowy (obecnie PKN Orlen, BP, Statoil, UTA, Shell),
• CEF: importy kosztów od dostawców usług flotowych wg formatu pliku CEF (Carmen Exchange Format – zdefiniowany przez Virtual, m.in. dla firm leasingowych, oponiarskich, CFM oraz dostawców usług flotowych.
• UNI: importy kosztów, możliwe do przygotowania przy pomocy arkusza kalkulacyjnego, wg formatu dostarczonego przez Virtual.
• Importy danych kosztowych z systemów finansowych.

Umożliwia importy danych danych stanowiących zasoby podstawowe: dane osobowe i organizacyjne z systemów kadrowych (aktualizacja przynależności pracowników do struktury organizacyjnej firmy), pojazdy, polisy , szkody, urlopy i nieobecności). Daje możliwość szybkiego zasilenia bazy danych podczas wdrażania systemu i szybkiego rozpoczęcia pracy.

Umożliwia "inteligentną" rejestrację danych kosztowych z uwzględnieniem:

• przypisania centrum i konta kosztowego, regionu oraz firmy, pojazdu oraz użytkownika generującego koszt,
• daty i godziny powstania kosztu,
• stawki VAT, konta księgowe,
• kodu VAT (wymagany moduł konfiguracji SF rozszerzony),
• kosztów uzyskania przychodu (KUP/NKUP),
• daty księgowania,
• rozliczenia netto/brutto,
• kluczy księgowania podziału wyróżnionych pozycji faktur wg zdefiniowanych wcześniej warunków, np. na kilka centrów kosztowych, użytkowników lub pojazdów (opcja dodatkowa),

System zawiera rozbudowany moduł konfiguracji pozwalający na przypisanie kont księgowych (rodzajowych) zdefiniowanych w Systemie finansowym Firmy z rodzajami i typami kosztów zdefiniowanymi w Carmenie. Elementy te przypisywane są automatycznie podczas importu lub ręcznego wprowadzania faktur kosztowych. Każda firma zarejestrowana w systemie Carmen eCAR może mieć określoną własną konfigurację.

Umożliwia zarządzanie parkingami i miejscami parkingowymi firmy. Pozwala na:

• definiowanie parkingów,
• definiowanie miejsc parkingowych,
• przechowywanie planów parkingów w postaci graficznej,
• ewidencję historii użytkowania miejsc parkingowych.

Umożliwia określanie czasu w którym pojazdy, które ze względu na określone kryteria powinny być wymienione (np. sprzedane, zmienione umowy wynajmu czy leasingu).

Umożliwia wysyłanie wiadomości do użytkowników pojazdów lub innych osób zdefiniowanych w programie a dotyczących m.in. przypomnień o:

• przeglądzie technicznym,
• badaniu technicznym,
• kończącej się ważności polisy
• i innych.

Umożliwia rozliczanie limitów użytkowników pojazdów w konwencji raportów lub zamknięcia miesiąca z udostępnianiem rozliczeń z wykorzystaniem technologii WWW (wymagany moduł WEB).

Pozwala na bardzo precyzyjne przydzielenie praw Użytkownikom systemu Carmen eCAR do wybranych elementów z możliwością dodawania, usuwania, modyfikowania lub podglądu. Definiowanie praw jest proste i łatwe a odbywa się w panelu administracyjnym dostępnym w systemie Carmen eCAR. Ze względu na sposób dostępu prawa zostały podzielone na: